INFORMAÇÕES GERAIS
O presente Termo de Privacidade do Serpros Fundo Multipatrocinado, CNPJ nº 29.738.952/0001-99, contém as informações sobre coleta, uso, armazenamento, transferência e demais tratamentos de dados realizados, relacionados aos titulares com os quais estabeleça relação contratual ou de outra natureza diretamente, ou pelo acesso ao site ou aplicativo do Serpros, a fim de demonstrar transparência e esclarecer aos titulares de dados quando é feita a coleta dos seus dados, quais as finalidades, quais são os dados tratados, as medidas de segurança, os tipos de compartilhamento, de transferências, além de relacionar os direitos dos titulares de dados que podem ser requisitados e outras informações sobre o assunto.
Este Termo de Privacidade aplica-se a todos os titulares de dados que estabeleçam relação com o Serpros Fundo Multipatrocinado, na condição de participantes, assistidos, beneficiários ou designados, na condição de empregados, colaboradores, prestadores de serviços ou terceiros, visitantes, usuários do aplicativo ou do site www.serpros.com.br.
O presente documento foi elaborado em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709, de 14 de agosto de 2018) e poderá ser atualizado em decorrência de eventual atualização normativa, razão pela qual se convida os titulares de dados a consultarem periodicamente o seu conteúdo.
Quais informações o Serpros coleta?
São coletadas as seguintes informações dos titulares dos dados pessoais pelos Serpros:
Dos participantes, beneficiários e designados: Quando a pessoa se cadastrar para a filiação como participante, o Serpros, na condição de Controlador, coletará e realizará tratamento de dados pessoais, como: nome, matrícula, identidade, empregador, data de admissão na patrocinadora, endereço de e-mail, CPF, data de nascimento, remuneração, histórico funcional, estado civil, número de telefone, idade e sexo. Serão coletados dos beneficiários os seguintes dados, como: nome, CPF, grau de parentesco, data de nascimento e sexo. Serão coletados dos designados dados como nome, CPF, data de nascimento e sexo.
Dos assistidos: O Serpros coleta e realiza tratamento de dados dos assistidos dos planos de benefícios que administra, tais como: nome, matrícula, identidade, empregador, data de admissão na patrocinadora, endereço de e-mail, CPF/CNPJ, data de nascimento, estado civil, número de telefone, idade e sexo, dados dos beneficiários, comprovante da rescisão do contrato de trabalho, carteira de trabalho e dados cadastrais relacionados, carta de concessão do INSS e os dados nelas constantes, e documentos de identidade, cópia da documentação dos dependentes, dados bancários, declaração de encargos de família para fins do imposto de renda, que contém os dados cadastrais como nome, CPF, empregador, data de admissão, plano de benefícios cadastrado, além de dados dos dependentes como nome, data de nascimento e tipo de dependência.
Dos empregados, colaboradores, estagiários, conselheiros e diretores: O Serpros, na condição de Controlador, coletará dos empregados para as finalidades indispensáveis relacionadas à execução do contrato trabalhista e para a habilitação dos membros dos órgãos estatutários à condução como os seguintes: nome, CPF, filiação, título de eleitor, escolaridade, idade, e-mail, endereço, telefone, foto, dados bancários, comprovação de certificação, cópia da documentação dos dependentes, dados bancários, declaração de encargos de família para fins do imposto de renda, que contém os dados cadastrais como nome, CPF, empregador, data de admissão, plano de benefícios cadastrado, além de dados dos dependentes como nome, data de nascimento e tipo de dependência.
Dos prestadores de serviços: O Serpros, na condição de Controlador, coletará dos prestadores de serviço, para fins de cadastro dos representantes das empresas ou cumprimento do requisitos previstos nas políticas de contratação da entidade e habilitação de empregados nas dependências do Serpros : nome, filiação, idade, e-mail, estado civil, endereço, telefone, CPF, identidade.
Como o Serpros utiliza seus dados pessoais?
O Serpros é uma entidade fechada de previdência complementar, sem fins lucrativos, e os dados pessoais utilizados estão restritos à sua finalidade institucional, direta ou indiretamente. Assim, ou coletará as informações para a manutenção de cadastro de participantes, assistidos e beneficiários, para fins de gestão dos planos de benefícios administrados ou para a condução da administração da entidade, que exige interrelações com terceiros, como empregados, prestadores de serviços, órgãos governamentais, além de diversos tipos de instituições relacionadas ao negócio.
O Serpros preza pela privacidade e proteção de dados dos titulares com os quais interage e os mantém em banco de dados computacionais e em registros físicos, armazenando tais informações com segurança. Os dados são utilizados exclusivamente para fins institucionais, jamais sendo utilizados para quaisquer finalidades não relacionadas ao contrato previdenciário, sendo acessados por meios controlados de acesso, como chaves e senhas, além de adoção de critérios de acesso para informações confidenciais ou restritas.
Tendo em vista a sua finalidade institucional e o fato de que a Lei Geral de Proteção de Dados autoriza o tratamento de dados de formas diversas, o Serpros, na maioria absoluta de suas atividades, não necessita de consentimento para a utilização dos dados pessoais, tendo em vista outras bases legais mais adequadas ao tratamento dos dados pessoais que utiliza.
Quais as finalidades dos dados pessoais coletados pelo Serpros?
O Serpros, conforme a seguir descrito e já declarado no presente Termo de Privacidade, utiliza dados pessoais exclusivamente para o cumprimento da finalidade institucional de administrar os planos de benefícios previdenciários, finalidade essa que se desdobra no seguinte detalhamento:
- Filiação dos participantes aos planos de benefícios da entidade, cadastramento de beneficiários, designados e habilitação aos benefícios previdenciários oferecidos: O Serpros, ao administrar e oferecer planos de benefícios, coleta dados de seu público- alvo para efetivar a filiação dos titulares nos planos de benefícios, para realizar os cálculos atuariais que serão orientadores das bases matemáticas que orientarão a quantidade de reservas necessárias para o cumprimento de suas obrigações financeiras e para conceder os benefícios quando reunidos os requisitos de elegibilidade dos participantes e seus beneficiários ou agregados.
- Concessão de Empréstimos aos participantes e assistidos: O Serpros operacionaliza o contrato de empréstimos com o seu público-alvo e dentro deste escopo, coleta dados pessoais no contrato de empréstimos e os utiliza para fins de administração dessa carteira, para transações bancárias, inclusão de cadastros de inadimplência, ajuizamento de ações de execução e cobrança.
- Contrato com empregados, relações com administradores e conselheiros: O Serpros, tendo em vista as múltiplas ações que precisa realizar para o cumprimento de sua função institucional, mantém relações de trabalho ou estatutárias e, para isso coleta dados de seus empregados, estagiários, aprendizes, administradores e conselheiros, sempre para o exclusivo cumprimento de ações ligadas às finalidades contratuais e obrigacionais decorrentes dessas relações.
- Utilização de dados de prestadores de serviços: Para o cumprimento de sua finalidade institucional, o Serpros realiza contratação de prestadores de serviços de diversas categorias, como empresas de software, prestadores de serviços para a área administrativa, consultorias para investimentos, consultoria em atuária, escritórios de advocacia, entre Nesse contexto, necessita de coletar dados dos representantes ou empregados dessas empresas, para fins de cadastros, pagamentos, armazenamento de informações, acessos às dependências físicas ou remotas da entidade, entre outras finalidades relacionadas às relações contratuais estabelecidas.
- Acesso aos recursos e funcionalidades do ambiente virtual: O Serpros, pelo que dispõe a normatização da previdência complementar fechada, deve ser proativo no envio de comunicações, devendo manter um relacionamento de constante transparência com o seu público-alvo, estando obrigado a manter um site institucional, com área restrita, além da disponibilização de um APP próprio. Para manter os participantes e assistidos informados, o Serpros envia mensagens, notificações e atualizações em meio físico ou digital, comunica notícias, atualizações dos temas previdenciários, eventos e outros assuntos que possam ser de interesse de seu público-alvo, sempre no contexto de sua finalidade institucional.
- Acesso físico às dependências do Serpros: O Serpros solicita dados de acesso às pessoas físicas que queiram ter acesso à entidade, objetivando garantir a segurança das dependências, dos empregados e do patrimônio da entidade.
- Atendimento às requisições de titulares de dados, pelo canal de atendimento ao DPO, em cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados.
- Para o cumprimento de procedimentos relacionados ao combate a fraudes, através da análise de perfil de investidores, com pesquisas sobre ou crédito em cumprimento às suas políticas e legislação a qual está submetido, tendo em vista que o Serpros administra recursos de terceiros e precisa ser diligente na aplicação dos recursos financeiros que administra.
O eventual uso dos seus dados para finalidades que não cumpram com essas prerrogativas somente será realizado mediante consentimento do titular de dados prévio e expresso discriminando as finalidades, na forma da lei.
Os dados pessoais dos titulares utilizados para finalidades legítimas, se restringirão aos estritamente necessários, observando os direitos e liberdades fundamentais.
Eliminação de dados pessoais
O Serpros realizará o processo de eliminação/descarte de dados de maneira tecnicamente segura, em prol da prevenção de acidentes que possam expor a privacidade dos dados.
Tendo em vista que a relação previdenciária estabelecida com o seu público–alvo é intergeracional, o Serpros mantém os dados necessários durante a relação contratual estabelecida, objetivando dar cumprimento às suas obrigações institucionais e contratuais.
Os dados são mantidos até o término das relações e poderão ser mantidos desde que estabelecida uma nova base legal adequada, seja para o cumprimento do contrato previdenciário, de trabalho, ou outros, seja para o cumprimento de obrigações legais, como a utilização no atendimento de autoridades públicas ou, ainda, para eventual utilização em processos judiciais ou administrativos, dentro dos prazos prescricionais.
Os dados pessoais dos participantes e assistidos, para os fins de mutualismo, devem estar presentes nos cálculos atuariais, uma vez que este regime significa a união de esforços de muitos em favor aleatório de alguns elementos do grupo (dados) de forma que compõem os cálculos atuariais, sempre que indispensáveis.
O Serpros poderá permanecer com os dados após a necessidade de sua utilização, somente para o uso exclusivo do Serpros, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados, nos termos previstos em lei.
Compartilhamento de Dados Pessoais
O Serpros compartilha dados pessoais dos titulares em cumprimento à legislação, uma vez que é fiscalizado pela(s) patrocinadora(s), por autoridades públicas como Previc, CVM, Receita Federal, INSS e o Poder Judiciário e outros órgãos que façam o controle sobre suas atividades.
O Serpros também compartilha dados pessoais com prestadores de serviços, como empresa de atuária, empresas de nuvem para armazenamento (podendo haver, nessas hipóteses, transferências internacionais) escritórios de advocacia, empresas de fornecimento de benefícios aos seus empregados, sempre com a função de cumprir, direta ou indiretamente, a sua finalidade institucional. Ao fazer compartilhamento com tais prestadores de serviços, estabelece regras contratuais voltadas a garantir a confidencialidade, a segurança, cumprimento aos princípios da Lei Geral de Proteção de Dados, através da previsão de procedimentos técnicos e administrativos seguros, conferindo nos instrumentos o direito à auditar os contratados, visando a segurança dos titulares de dados, entre outros pontos voltados a resguardar os seus direitos em suas relações contratuais.
Direito dos titulares
O Serpros implementa como princípio os direitos da lei e os disponibiliza aos titulares de especialmente os direitos previstos nos artigos 18 e 20 da Lei 13.709/2018, em canal específico, de maneira acessível, facilitada e direta, que poderão ser requisitados eletronicamente através do site www.serpros.com.br. Os direitos franqueados à requisição são os seguintes:
- Confirmação da existência de tratamento: os titulares poderão requisitar a confirmação a respeito da existência de seus dados nos cadastros ou armazenamentos realizados pela entidade.
- Acesso aos dados: os titulares cujos dados sejam tratados pelo Serpros poderão solicitar o acesso aos dados tratados pela entidade, recebendo essas informações quando solicitadas.
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados: Caso os titulares de dados recebam a informação ou detectem que dados sobre os quais não tenha ingerência necessitem de correção, poderão solicitar o respectivo ajuste ao Serpros.
- Anonimização/bloqueio/correção de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade: Os titulares de dados poderão requerer a anonimização dos dados ou a correção, casos sejam eles desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade, restando claro que a opção do anonimização e/ou bloqueio só serão possíveis se não inviabilizar a prestação dos serviços da entidade.
- Portabilidade: A portabilidade dos dados poderá ser requerida, quando couber e somente na forma regulamentada pela Autoridade nacional de Proteção de Dados (ANPD).
- Eliminação de dados tratados com o consentimento do titular (exceto as hipóteses do art. 16 da lei 13.709/2018): Os titulares poderão solicitar exclusivamente a eliminação de dados tratados com a base legal do consentimento, com os esclarecimentos das consequências de tal opção, de forma a não prejudicar a prestação de serviços oferecida pelo Serpros.
- Informações sobre compartilhamento: Os titulares poderão solicitar as informações sobre o compartilhamento de seus dados pessoais, recebendo essas informações da entidade.
- Informações sobre não fornecer consentimento e as consequências negativas da revogação do consentimento: Somente na hipótese de o tratamento de dados se dar com base no consentimento, o titular poderá requisitar esse esclarecimento ao Serpros.
- Revisão de decisão tomada unicamente com base em tratamento automatizado: O titular de dados sempre poderá solicitar a revisão de qualquer decisão automática que tenha sido tomada unicamente com base em tratamento não humanizado, não estando a decisão vinculada a resultado diverso.
Bases legais
Tendo em vista que o Serpros é uma entidade fechada de previdência complementar, as bases legais para o tratamento de dados utilizadas pelo Serpros são as seguintes (art. 7º, incisos II, V, VI, IX e X):
- O cumprimento de obrigação legal ou regulatória, tendo em vista as obrigações às quais as entidades fechadas de previdência complementar, os empregadores e contribuintes estão obrigados a cumprir;
- A execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados, tendo e vista a natureza contratual estabelecida entre a entidade e seus participantes e assistidos, os necessários contratos estabelecidos para a execução de sua finalidade institucional e os contratos de trabalho ou similares pelos quais estabelece relação com seus empregados e ou colaboradores de qualquer natureza;
- Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral da qual seja parte ou intervenha, uma vez que o Serpros é sujeito de direito, em diversas situações, no polo passivo ou ativo de ações judiciais;
- Para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente, tendo em vista as operações com participantes contratadas com a entidade e o dever fiduciário de atuar com mitigações de riscos e em busca de alternativas para a recuperação de suas perdas;
- O Serpros também poderá, excepcionalmente, tratar dados com fundamento em seu legítimo interesse, desde que realize a ação com transparência e em respeito às expectativas e os direitos e liberdades fundamentais dos titulares de dados, utilizando-se apenas dos dados pessoais estritamente necessários para o cumprimento de finalidade justa e institucional que desempenha.
Tratamento de Dados Sensíveis
O Serpros tratará dados sensíveis com fundamento nas hipóteses previstas no art. 11, da Lei 13.709/2018, Inciso I, e alíneas “a” e “d” do inciso II, para o cumprimento de sua finalidade institucional, tanto para as informações indispensáveis relacionadas aos cadastros dos participantes e assistidos, nas informações indispensáveis aos estudos atuariais e administração dos planos de benefícios, nos termos dos respectivos regulamentos, ou, na condição de empregador, referente aos seus empregados, tendo em vista a concessão de benefícios de planos de saúde e cadastros de dependentes dos empregados.
Tratamento de Dados de Crianças e Adolescentes
O Serpros adotará procedimentos específicos para a coleta de dados de crianças e adolescentes sempre que indispensável para a inclusão deles como beneficiários ou designados dos participantes nos planos de benefícios, para a inclusão deles como dependentes de seus empregados, para dar cumprimento às informações relacionadas à Receita Federal necessárias à Declaração de Encargos de Família para Fins de Imposto de Renda na hipótese do participante assim optar na forma da legislação, atendendo sempre aos seus melhores interesses dos menores, em cumprimento ao art. 14, da Lei 13.709/2018.
Informações sobre o Encarregado
O Serpros indica como encarregado a advogada Ana Paula Cardoso Pimenta e disponibiliza e- mail direto de contato para o atendimento dos titulares e da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) o seguinte endereço eletrônico: dpo@serpros.com.br.
Cookies ou Dados de Navegação
Os cookies referem-se a arquivos de texto enviados pela plataforma ao computador do usuário e visitante e que nele ficam armazenados, com informações relacionadas à navegação no site. Tais informações são relacionadas aos dados de acesso como local e horário de acesso e são armazenadas pelo navegador do usuário e visitante para que o servidor da plataforma possa lê- las posteriormente a fim de personalizar os serviços da plataforma.
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O Serpros utiliza e mantém nas redes sociais alguns perfis, como no “Facebook’, “Instagram”, “Linkedin”, “Youtube” e outros, os quais possuem suas próprias políticas de cookies. Por tal razão, os usuários deverão analisar as políticas de cookies específicas dessas páginas, que são públicas e independentes do Serpros.
Alterações desse Termo De Privacidade
O Serpros se reserva o direito de modificar esse Termo de Privacidade a qualquer momento, sendo recomendável que o titular de dados o visite com frequência. As alterações e esclarecimentos vão surtir efeito imediatamente após sua publicação na plataforma do Serpros ou APP.
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